業務の適正を確保するための体制および当該体制の運用状況
当社は、会社法および会社法施行規則に定める「業務の適正を確保するための体制」について、取締役会において決議しております。
(1)当社の取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
- 当社は、取締役および使用人の行動規範としてキタガワ企業行動憲章およびキタガワ自主行動基準を定め、これを遵守する。
- 取締役会の運営については取締役会規程に定められており、月1回の定例取締役会の開催と、必要に応じた臨時取締役会の開催によって、相互の意思疎通を図るとともに、相互の業務執行を監督し、必要に応じ外部の専門家を起用して法令・定款の違反行為を未然に防止する。また、当社は監査等委員会設置会社であり、取締役の職務執行については監査等委員会の定める監査等委員会規程に従い、監査等委員の監査対象になっている。
- 取締役会は、内部統制システムの基本事項および重要事項を決定し、その構築、維持、向上を推進するとともに、その下部組織としてコンプライアンス委員会を設置して、コンプライアンスに関する個別の課題について協議、決定を行うとともにコンプライアンスプログラムの策定および進捗状況の管理を行う。
- 取締役は当社における重大な法令違反、その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合は直ちに監査等委員に報告するとともに、遅滞なく取締役会にて報告するものとする。なお業務の適正を確保するための組織規程および事務関係手続規程の各種制度は取締役の行為にも向けられており、その整備、確立も取締役の法令違反行為の抑制、防止に寄与するものである。
- 当社は相談通報体制を設け、取締役および使用人が社内外においてコンプライアンス違反行為が行われたり、行われようとしていることを知ったときには、総務部長、人事部長または常勤監査等委員に通報しなければならないこととする。
- 監査等委員は当社の法令遵守体制および相談通報体制の運用に問題があると認めるときは、意見を述べるとともに、改善策の策定を求めることができる。
(2)当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- 取締役の職務執行にかかる情報については、法令および社内規程に基づきその保存媒体に応じて適切かつ確実に保存を行う。
- 情報の管理については内部情報管理規程を定めて対応し、個人情報については個人情報保護規程に基づき厳格に管理を行う。
(3)当社の損失の危険に関する規定その他の体制
- 当社は、リスク管理規程を策定するとともに当社グループのリスク管理を統括し、リスク管理の推進に関わる課題および対応策を協議・決定する組織として全取締役を委員とする全社リスク管理委員会を設置する。
- 全社リスク管理委員会のもとに各カンパニーまたは各本部を取り巻くリスクを特定・管理する組織として、各カンパニーおよび開発本部・DX戦略本部・経営管理部門を構成部門としたコーポレート部門にリスク管理委員会を設置する。
- 各カンパニーおよびコーポレート部門のリスク管理委員会で特定されたリスクは、リスク対策チームを組成しリスク管理の方法を検討し実行する。
- リスク対策チームでの検討内容はリスクレベルに応じ規程で定められた会議体において報告を行う。
(4)当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 取締役会は毎月1回定時に開催するほか、必要に応じて臨時取締役会を開催し、法令、定款、取締役会規程に定める取締役会付議事項の審議を行う。
- 取締役の経営意思決定機能と業務執行機能を分離するため、執行役員制度を導入し、執行役員は、取締役会において業務の執行状況を報告・確認し、取締役会の決定事項を効率的かつ効果的に執行する。
(5)当社および当社子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
- 当社グループは、キタガワ企業ビジョンを共有し、当社グループ各社に適用するキタガワ企業行動憲章およびキタガワ自主行動基準をもとに各社で諸規程を定めて業務の運営を行う。
- 当社は、当社グループ各社に対して年度毎に当社の経営基本方針を周知し、当社意向の徹底と問題の共有を行い、毎月の当社取締役会においても当社グループ各社の状況把握と事業戦略を協議する。
- 当社グループ各社は定期的に各々の取締役会を開催し、重要案件の審議を行い、その結果を当社に報告する。また、当社グループ各社は社長をコンプライアンス担当責任者として、コンプライアンス体制を構築し、コンプライアンスに関する取り組みを行う。
- 当社コンプライアンス委員会は当社グループ各社のコンプライアンス担当責任者に指導、指示を行う。
- 当社グループは相談通報体制を設けており、当社グループの取締役および使用人にコンプライアンス違反があったとき、行われようとしていることを知ったときには、当社グループの相談通報窓口に通報しなければならないこととする。
(6)当社の監査等委員会の職務を補助すべき使用人に関する体制
当社は、内部監査部門に属する使用人を監査等委員補助者とし、監査等委員補助者は監査 等委員の指揮、命令の下で職務を遂行する。
(7)当社の監査等委員会の職務を補助すべき使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性および当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
- 監査等委員補助者を設置した場合、その監査等委員補助者の人事(異動・評価等)については、監査等委員会との協議による。
- 監査等委員補助者は、監査等委員会よりその職務に関して指示を受けた場合は、当該指示された業務に関して、監査等委員である取締役以外の取締役または使用人の指揮命令を受けない。
(8)当社の監査等委員会への報告に関する体制
- 当社グループは相談通報体制を設けており、当社グループの取締役および使用人(これらの者から報告を受けた者を含む。)は、当社グループの業務または業績に重要な影響を及ぼす恐れのある事実を知ったときには、直ちに監査等委員会に報告する。
- 監査等委員はいつでも必要に応じて当社グループの取締役および使用人に対して報告を求めることができる。
(9)当社の監査等委員会に報告した者が当該報告したことを理由として不利な扱いを受けないことを確保するための体制
監査等委員会へ報告を行った当社グループの取締役および使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な扱いを行うことを禁止し、その旨を当社グループの取締役および使用人に周知徹底する。
(10)当社の監査等委員会の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理にかかる方針に関する事項
監査等委員である取締役がその職務の執行について当社に対して会社法第399条の2第4項に基づく費用の前払い等の請求をしたときは、当該請求に係る費用または債務が当該監査等委員の職務の執行に必須でないと認められた場合を除き、速やかに処理するものとする。
(11)当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
当社の代表取締役は、監査等委員会と定期的に会合を持ち、経営の基本方針、会社が対処すべき課題、当社グループを取り巻く事業上の重大なリスク、監査等委員会の監査上の重要課題等について意見交換できる体制を整備する。
(12)反社会的勢力排除に向けた基本方針
反社会的勢力が当社グループの活動に関与し、影響を与えることへの防止を図るための反社会的勢力排除に向けた基本方針を次のとおり定め取り組む。
- 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的な活動や勢力に対しては毅然とした態度で臨み、一切の関係を遮断し、不当な要求は拒絶する。
- 反社会的な活動や勢力の威嚇には警察・弁護士等と連携して立ち向かう。
- 自治体(都道府県)が制定する暴力団排除条例の遵守に努め、暴力団等反社会的勢力の活動を助長し、または暴力団等反社会的勢力の運営に資することとなる利益の供与は行わない。
